Dans le cadre du déploiement de Microsoft 365 au sein de la collectivité, un projet de transfert et de réorganisation des documents actuellement partagés sur le réseau est engagé.
Ce projet implique à la fois la définition d’une arborescence adaptée, l’accompagnement technique et organisationnel des différents services et la formation des agents à l’utilisation de Teams comme outil collaboratif.

Activités principales

– Analyse et préparation du transfert

o Recenser les documents et dossiers actuellement partagés sur les serveurs ;
o Proposer une arborescence cible adaptée aux besoins des différents services en cohérence avec la structure proposée par la DSIM ;
o Assurer la cohérence et la sécurisation des accès et droits utilisateurs.

– Accompagnement et support

o Construire un retroplanning permettant de superviser le déploiement et l’accompagnement de la démarche dans tous les services ;
o Superviser le tri des archives et leur transfert dans l’arborescence ;
o Assister techniquement les agents dans la manipulation de l’outil (création d’équipes, partage de documents, gestion des droits.) ;
o Répondre aux demandes de support de premier niveau.

– Formation et sensibilisation

o Accompagner les services dans la compréhension et l’utilisation des tutoriels, FAQ mis à disposition sur le site Intranet
o Concevoir des supports pédagogiques simples et adaptés tels que des guides pratiques ;
o Animer des sessions de formation collectives et des ateliers pratiques.

– Suivi et amélioration continue

o Collecter les retours des utilisateurs et proposer des ajustements ;
o Assurer une veille sur les évolutions de Microsoft 365 et Teams ;
o Contribuer à la rédaction d’une documentation interne.